Facility management sau furnizor de aprovizionare: ce externalizezi și ce păstrezi intern

Când clădirea sau biroul cresc, întrebarea apare inevitabil: angajăm pe cineva, dăm totul unei firme de facility management sau ne trebuie doar un furnizor care să aducă tot ce consumăm? Sunt trei variante diferite, iar confuzia dintre ele duce fie la contracte prea mari pentru ce aveți nevoie, fie la goluri de responsabilitate.

Articolul de mai jos explică diferența dintre facility management și aprovizionare, ce merită externalizat la mentenanță, ce păstrezi intern și ce verifici într-un contract de facility management.

Ce înseamnă facility management

Facility management (administrarea clădirilor și a serviciilor de suport) înseamnă că o firmă preia operarea clădirii sau a unei părți din ea. În funcție de contract, poate include:

• mentenanța tehnică a instalațiilor (sanitare, electrice, HVAC);
• coordonarea verificărilor periodice obligatorii, făcute de firme autorizate;
• curățenia, recepția, paza;
• gestionarea spațiilor, mutările interne, amenajările mici;
• relația cu proprietarul și cu furnizorii de utilități.

Elementul comun e că firma de facility management preia oameni și responsabilități: are personal în clădire sau la cerere, răspunde de un nivel de serviciu și raportează periodic.

Ce face un furnizor de aprovizionare

Un furnizor de aprovizionare nu operează clădirea. Se ocupă de produse: le identifică, le cumpără, le centralizează și le livrează. Echipa voastră sau firma de mentenanță le folosește.

La SupplyOne, de exemplu, o singură cerere poate combina produse din categorii diferite (apă și cafea, consumabile și curățenie, materiale de construcții și mentenanță), iar comanda are un singur punct de contact, un account manager dedicat, livrare la adresa și în intervalul convenit și o singură factură lunară (supplyone.ro/categorii). SupplyOne nu face facility management și nu preia mentenanța clădirii.

Facility management vs aprovizionare, pe scurt

	Facility management	Furnizor de aprovizionare
Ce preia	operarea clădirii, oameni, responsabilități	cumpărarea și livrarea produselor
Cine face munca	personalul firmei de FM	echipa voastră sau firma de mentenanță
Contract	servicii, cu niveluri de serviciu	livrare de produse, pe comenzi
Când are sens	clădire mare, multe sisteme, fără echipă internă	echipă internă sau prestatori, dar aprovizionare fragmentată
Ce rămâne la voi	supravegherea contractului, deciziile	organizarea lucrărilor și alegerea produselor

Cele două nu se exclud. Multe firme au o firmă de mentenanță pentru intervenții și un furnizor centralizat pentru produse.

Semne că aveți nevoie de facility management

Nu orice birou are nevoie de un contract de facility management. Câteva situații în care merită luat în calcul:

• clădirea are multe sisteme tehnice (climatizare centralizată, ascensoare, instalații de stingere) și nimeni din firmă nu le cunoaște;
• intervențiile se coordonează azi de mai mulți oameni, fiecare cu prestatorul lui, și nu are nimeni imaginea completă;
• aveți nevoie de răspuns la defecte și în afara programului;
• echipa administrativă petrece mai mult timp cu urgențele clădirii decât cu munca ei.

Dacă problema voastră e mai degrabă că produsele vin de la prea mulți furnizori, cu prea multe facturi, un furnizor de aprovizionare rezolvă partea asta fără un contract de servicii.

Ce merită externalizat la mentenanță

Externalizarea mentenanței are sens mai ales pentru activitățile unde ai nevoie de calificări, autorizări sau echipamente pe care nu le ai:

• intervențiile la instalațiile electrice și sanitare care cer personal autorizat;
• verificările periodice obligatorii la echipamentele reglementate (de exemplu ascensoare, centrale termice, instalații de stingere), care se fac de firme autorizate;
• service-ul echipamentelor de climatizare și al altor echipamente cu contract de la producător;
• lucrările care cer proiect: Legea 10/1995 prevede că lucrările de consolidare, transformare, extindere și reparații ale construcției se fac numai pe bază de proiecte întocmite și verificate potrivit legii (art. 27 lit. d, legislatie.just.ro);
• intervențiile de urgență în afara programului, dacă nu aveți pe cineva disponibil.

Ce păstrezi intern

Chiar și cu un contract de facility management, unele lucruri rămân la voi:

• Deciziile. Ce se repară, ce se înlocuiește, ce buget aprobați. Prestatorul propune, voi decideți.
• Obligațiile legale care nu se transferă. Proprietarul construcției păstrează obligațiile din Legea 10/1995: întreținerea și reparațiile prevăzute în cartea tehnică, completarea la zi a cărții tehnice și urmărirea comportării în timp (art. 27). În securitate și sănătate în muncă, angajatorul care apelează la servicii externe nu e exonerat de responsabilitățile sale (Legea 319/2006, art. 6 alin. 2, legislatie.just.ro).
• Evidența. Jurnalul de mentenanță și documentele lucrărilor trebuie să ajungă la voi, nu să rămână doar la prestator. Cum arată un plan de mentenanță preventivă cu jurnal găsești în articolul despre mentenanța clădirilor de birouri.
• Întreținerea curentă simplă. Becuri, garnituri, mici ajustări pot rămâne la o persoană instruită din echipa voastră, cu un stoc de consumabile la îndemână; metoda e descrisă în articolul despre stocul de consumabile de mentenanță.

Ce verifici într-un contract de facility management

Dacă alegeți facility management sau un contract de mentenanță externalizată, citiți cu atenție:

1. Perimetrul. Lista exactă a sistemelor și serviciilor incluse. Ce nu e în listă nu e inclus.
2. Nivelurile de serviciu. Timpul de răspuns și de rezolvare, pe categorii de urgență, și ce se întâmplă când nu sunt respectate.
3. Materialele și piesele. Sunt incluse în preț, se facturează separat cu adaos sau le aduceți voi? Aici apar de multe ori costuri pe care nu le-ați estimat.
4. Personalul și autorizările. Cine vine în clădire și ce autorizări are pentru lucrările pe care le face.
5. Raportarea. Ce primiți și cât de des: lucrări făcute, materiale folosite, defecte constatate, recomandări.
6. Documentele. Cine completează documentația clădirii și cum vă transmite informațiile despre intervenții.
7. Securitatea și sănătatea în muncă. Cum se coordonează cu angajatorul vostru când lucrătorii prestatorului sunt în clădire; Legea 319/2006 cere angajatorilor să coopereze și să se informeze reciproc despre riscuri (art. 7 alin. 5).
8. Ieșirea din contract. Termenul de preaviz și ce predă prestatorul la final (documente, istoric, chei, coduri).

Cum se combină cele două

O variantă des întâlnită pentru birouri de mărime medie:

• intervențiile tehnice și verificările obligatorii la o firmă de mentenanță sau facility management, cu contract;
• întreținerea curentă la o persoană din administrativ;
• toate produsele (consumabile de mentenanță, materiale de construcții pentru reparații, dar și cafea, apă, papetărie, curățenie) la un singur furnizor de aprovizionare, cu o factură.

Avantajul e că păstrați controlul asupra a ce se cumpără și la ce preț, iar prestatorul de servicii primește materialele la timp. În contract scrieți clar cine aduce materialele.

SupplyOne aprovizionează firmele cu materiale de construcții și consumabile de mentenanță, împreună cu restul produselor de birou, pe aceeași comandă.

Pe scurt

Facility management înseamnă să predai operarea clădirii unei firme; un furnizor de aprovizionare îți aduce produsele. Externalizezi ce cere calificări, autorizări sau disponibilitate pe care nu le ai și păstrezi deciziile, evidența și obligațiile legale care nu se transferă. Pentru produse, un singur furnizor simplifică atât lucrul cu echipa proprie, cât și cu prestatorii.

Dacă vrei să centralizezi aprovizionarea pentru mentenanță și pentru birou, scrie-ne și revenim cu o ofertă.

Surse

• Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții, art. 27: legislatie.just.ro
• Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă, art. 6 și 7: legislatie.just.ro
• SupplyOne, pagina Categorii: supplyone.ro