Mentenanță clădiri birouri: plan de mentenanță preventivă pe sisteme

Într-o clădire de birouri, defectele apar de obicei în cel mai prost moment: robinetul care curge de o săptămână cedează vineri seara, siguranța sare în ziua cu prezentarea pentru client, iar tavanul se pătează după prima ploaie serioasă. Mentenanța clădirilor de birouri nu înseamnă doar să chemi pe cineva când se strică ceva. Înseamnă un plan simplu de verificări, făcute la timp, și materialele potrivite la îndemână.

Mai jos găsești cum construiești un plan de mentenanță preventivă pe sisteme (instalații sanitare, electrice, finisaje), cum tratezi intervențiile curente și ce cere legea.

Ce cere legea: urmărirea comportării în exploatare

Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții include în sistemul calității „urmărirea comportării în exploatare și intervenții la construcțiile existente” (art. 9 lit. j, legislatie.just.ro). Urmărirea se face pe toată durata de existență a construcției și cuprinde examinarea directă sau investigarea cu mijloace de observare și măsurare, în scopul menținerii cerințelor fundamentale (art. 18 alin. 1).

Obligațiile sunt împărțite:

• Proprietarul face la timp lucrările de întreținere și reparații prevăzute în cartea tehnică a construcției și rezultate din urmărirea comportării în timp, păstrează și completează la zi cartea tehnică și asigură urmărirea comportării în timp (art. 27).
• Administratorul și utilizatorul folosesc clădirea conform instrucțiunilor de exploatare din cartea tehnică, fac la timp lucrările de întreținere și reparații care le revin prin contract, fac urmărirea comportării conform cărții tehnice și contractului cu proprietarul și anunță proprietarul despre defectele apărute în perioada de garanție (art. 28).

Dacă firma ta închiriază birourile, contractul de închiriere spune ce întreținere e a ta și ce e a proprietarului. Planul de mai jos îl adaptezi la această împărțire.

Preventiv sau corectiv

Mentenanța corectivă înseamnă să repari după ce s-a stricat. Mentenanța preventivă înseamnă verificări și înlocuiri planificate, ca defectul să nu apară sau să fie prins devreme.

Corectivul nu dispare niciodată complet; ceva tot se va strica. Scopul planului preventiv e ca urgențele să devină excepția, nu regula, și ca reparațiile să se facă în program, cu materialele deja comandate.

Pasul 1: inventarul sistemelor

Începi cu o listă a ceea ce trebuie întreținut. Pentru un birou obișnuit, lista arată cam așa:

• instalații sanitare: grupuri sanitare, chiuvete în bucătărie, boilere sau puncte de apă caldă, scurgeri, contoare;
• instalații electrice: tablouri electrice, prize și întrerupătoare, corpuri de iluminat, iluminatul de siguranță;
• încălzire, ventilare, climatizare: unități de climatizare, filtre, radiatoare, centrală termică, dacă există;
• finisaje: pereți și tavane, pardoseli, tâmplărie, uși și feronerie;
• echipamente cu verificări obligatorii: de exemplu ascensoare, centrale termice, instalații de stingere a incendiilor, pentru care reglementările specifice cer verificări făcute de firme autorizate.

Pentru fiecare sistem notezi unde se află documentația lui: cartea tehnică a construcției, manualele producătorilor, contractele de service.

Pasul 2: calendarul pe sisteme

Calendarul nu are o frecvență universală. O stabilești după instrucțiunile din cartea tehnică, după manualele echipamentelor și după reglementările specifice. Ce poți face oricând e să grupezi verificările pe tipuri, ca să știi ce urmărești la fiecare rond.

Instalații sanitare

• robinete, baterii și flotoare: picurări, scurgeri continue în vasul WC;
• sifoane și scurgeri: miros, scurgere lentă;
• racorduri flexibile și robinete de trecere: urme de umezeală, rugină, robinete care nu se mai închid;
• zona din jurul boilerelor și a contoarelor: pete pe perete sau pe pardoseală.

Instalații electrice

• corpuri de iluminat: becuri sau tuburi arse, pâlpâire;
• prize și întrerupătoare: carcase fisurate, joc mecanic, urme de încălzire;
• tablouri electrice: acces liber, etichetarea circuitelor, ușa închisă;
• prelungitoare și multiplicatoare: înșiruite unele în altele sau supraîncărcate.

Orice intervenție în tablou sau pe circuite o face un electrician autorizat; la rondul obișnuit doar observi și raportezi.

Finisaje și tâmplărie

• pete de umezeală pe tavan sau la colțurile pereților;
• fisuri noi sau care cresc;
• uși care nu se închid, balamale și yale uzate;
• plăci de pardoseală sparte sau desprinse, zone unde se poate împiedica cineva;
• garnituri de la ferestre, mânere.

Climatizare și ventilare

• filtrele unităților interioare, conform manualului;
• scurgeri de condens;
• zgomote sau mirosuri neobișnuite.

Pentru fiecare punct notezi cine îl verifică (administratorul clădirii, firma de service, colegul de la administrativ) și când a fost verificat ultima dată.

Pasul 3: intervențiile curente

Intervențiile curente sunt micile lucrări de întreținere care apar oricum: un bec, o garnitură, un sifon, o yală. Pentru ele contează trei lucruri:

1. Un singur canal de raportare. Un formular, un e-mail dedicat sau un registru la recepție. Altfel, aceeași problemă e raportată de mai multe ori sau deloc.
2. Prioritatea. Ce afectează siguranța (cablu descoperit, scurgere de apă lângă un tablou) se rezolvă imediat. Restul intră în programul săptămânal.
3. Limita. Stabilești clar ce face echipa proprie și ce se dă unei firme autorizate. Legea 10/1995 prevede că lucrările de reconstruire, consolidare, transformare, extindere, desființare parțială, precum și lucrările de reparații ale construcției se fac numai pe bază de proiecte întocmite de persoane autorizate și verificate potrivit legii (art. 27 lit. d). Când nu e clar dacă o lucrare depășește întreținerea curentă, întrebi proprietarul și un specialist înainte să începi.

Pasul 4: materialele și piesele

Multe întârzieri la reparațiile mici nu vin din lipsa omului, ci din lipsa piesei. Un plan preventiv bun are alături o listă de consumabile de mentenanță ținute pe stoc: becuri, siguranțe, garnituri, racorduri, silicon, vopsea pentru retușuri.

La materialele de construcții folosite la reparații ceri și documentele produselor; ce înseamnă declarația de performanță și ce verifici la livrare găsești în articolul despre declarația de performanță la materialele de construcții.

SupplyOne livrează firmelor materiale de construcții și consumabile de mentenanță, de la țevi și produse pentru instalații la unelte și accesorii.

Pasul 5: jurnalul și cartea tehnică

Fiecare verificare și fiecare reparație se notează: data, ce s-a constatat, ce s-a făcut, cine a făcut, ce materiale s-au folosit. Un tabel partajat e suficient pentru un birou mic.

Intervențiile asupra construcției se consemnează obligatoriu în cartea tehnică a construcției (art. 18 alin. 2 din Legea 10/1995). Dacă ești chiriaș, trimiți proprietarului sau administratorului informațiile despre lucrările făcute de tine.

Jurnalul are și un rol practic: îți arată ce se strică des. Dacă același sifon se înfundă des sau aceeași yală se blochează, problema nu e consumabilul, ci cauza.

Cine face ce

Activitate	Cine o face de obicei
Rondul de observare	administrativ sau administratorul clădirii
Întreținere curentă (bec, garnitură, sifon)	echipa proprie instruită sau firma de mentenanță
Intervenții la tabloul electric, la instalații	electrician sau instalator autorizat
Verificări obligatorii la echipamente reglementate	firme autorizate, conform reglementărilor specifice
Reparații și lucrări asupra construcției	pe bază de proiect verificat, cu acordul proprietarului
Aprovizionarea cu materiale	achiziții sau administrativ, pe baza listei de stoc

Pe scurt

Un plan de mentenanță preventivă pentru birouri are cinci piese: lista sistemelor, calendarul de verificări stabilit după cartea tehnică și manuale, regulile pentru intervențiile curente, stocul de materiale și jurnalul. Împărțirea obligațiilor între proprietar și utilizator vine din Legea 10/1995 și din contract.

Dacă vrei să ai materialele de mentenanță pe stoc fără comenzi de urgență, trimite-ne lista și revenim cu o ofertă.

Surse: Legea nr. 10/1995 privind calitatea în construcții, art. 9, 18, 27 și 28 (legislatie.just.ro).