e-Factura la achiziții: ce verifică firma la facturile primite de la furnizori

De la mijlocul lui 2024, facturile dintre firmele din România circulă prin sistemul RO e-Factura. Pentru contabilitate, schimbarea a fost evidentă din prima zi. Pentru departamentul de achiziții, mai puțin: multe echipe primesc în continuare un PDF pe e-mail și îl trimit mai departe, fără să verifice dacă factura a trecut prin sistem.

Acest articol explică, pe textul legii, ce înseamnă e-Factura achiziții pentru facturile primite și ce poate verifica echipa înainte ca factura să ajungă la plată. Nu e un sfat fiscal: aplicarea pe situația firmei tale o confirmi cu contabilul.

Ce spune OUG 120/2021, pe scurt

Cadrul de bază e Ordonanța de urgență nr. 120/2021 privind sistemul național RO e-Factura. Prevederile de mai jos sunt luate din forma consolidată publicată pe legislatie.just.ro; actul a fost modificat de mai multe ori, așa că verifică forma în vigoare la data la care citești.

• Ce e factura electronică. Factura emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea automată (art. 2 alin. (1) lit. a).
• Obligația de transmitere în relația B2B. Între persoane impozabile stabilite în România, emitentul are obligația să transmită factura către destinatar prin sistemul RO e-Factura. Fac excepție facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Codul fiscal (art. 10 alin. (1)).
• Termenul. Factura se transmite în sistem în 5 zile calendaristice de la emitere, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la termenul-limită de emitere din Codul fiscal (art. 10 alin. (7)).
• Originalul. Exemplarul original al facturii este fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor (art. 4 alin. (6)).
• Data comunicării. Este data la care factura e disponibilă destinatarului pentru descărcare din sistem (art. 4 alin. (7)).

Calendarul publicat de Ministerul Finanțelor: transmiterea în sistem a facturilor B2B a devenit obligatorie de la 1 ianuarie 2024, iar transmiterea prin sistem de la 1 iulie 2024 (efactura.mfinante.gov.ro). Ghidurile și informațiile tehnice sunt publicate și de ANAF, în secțiunea e-Factura de pe anaf.ro.

Primire facturi în SPV: cum ajunge factura la voi

Facturile primite se găsesc în sistemul RO e-Factura, accesibil prin Spațiul Privat Virtual (SPV) al firmei sau prin programul de contabilitate conectat la sistem. În practică, de cele mai multe ori contabilitatea sau programul descarcă facturile, iar achizițiile le văd abia după aceea.

Pentru achiziții contează trei lucruri:

• cine are acces la facturile descărcate și unde le găsește echipa de achiziții (în program, într-un folder comun, pe e-mail de la contabilitate);
• cât de repede ajung facturile la cine poate confirma livrarea;
• ce se întâmplă cu PDF-ul trimis de furnizor pe e-mail: e util ca vizualizare, dar nu înlocuiește XML-ul din sistem.

Stabilește acest drum în scris, mai ales dacă aveți mai multe puncte de lucru sau mai mulți oameni care comandă.

Ce verifică achizițiile la factura furnizorului în e-Factura

Achizițiile nu înlocuiesc contabilitatea, dar sunt singurii care știu ce s-a comandat, la ce preț și ce s-a livrat. Câteva verificări practice:

1. Factura există în sistem

Un PDF primit pe e-mail nu dovedește că factura a trecut prin RO e-Factura. Dacă primești PDF-ul și factura nu apare în sistem, semnalează la contabilitate înainte de înregistrare.

2. Datele furnizorului și ale firmei voastre

Denumirea și codul fiscal ale furnizorului corespund contractului sau comenzii? Datele firmei voastre sunt corecte, inclusiv punctul de lucru, dacă îl folosiți la alocarea costurilor?

3. Produsele și cantitățile

Compară liniile facturii cu comanda și cu avizul de livrare: aceleași produse, aceleași cantități, aceleași prețuri unitare. Diferențele mici, un produs înlocuit sau o cantitate parțială, sunt cele care scapă cel mai ușor.

4. Referințele

Factura trimite la numărul comenzii sau al contractului? Dacă firma folosește coduri de comandă, cere furnizorului să le treacă pe factură. Ușurează mult potrivirea.

5. Termenele

Data emiterii, data comunicării în sistem și scadența. Dacă o factură apare în sistem mult după livrare, merită o întrebare către furnizor și o notă pentru contabilitate.

Când ai obiecții la o factură

Factura comunicată destinatarului nu se poate returna în sistem (art. 4 alin. (8)). Dacă ai obiecții, OUG 120/2021 prevede că destinatarul înștiințează emitentul, inclusiv în sistemul RO e-Factura, prin înscrierea unui mesaj (art. 4 alin. (9)). Corecția se face de către emitent, conform art. 330 din Codul fiscal, iar factura corectată se transmite tot prin sistem (art. 4 alin. (10)).

Practic, pentru achiziții:

• anunți furnizorul în scris, cu ce e greșit și ce aștepți (stornare, factură corectată);
• anunți contabilitatea, ca să nu înregistreze sau să plătească factura până la clarificare;
• păstrezi corespondența împreună cu comanda și avizul.

Riscul pentru destinatar

Obligația de transmitere e a emitentului, dar legea prevede o sancțiune și pentru cine primește factura. Art. 13^2 alin. (1) lit. b) din OUG 120/2021 califică drept contravenție primirea și înregistrarea de către destinatar a unei facturi emise în relația B2B fără respectarea obligației de transmitere prin sistem, iar alin. (2) stabilește amenda la 15% din valoarea totală a facturii (legislatie.just.ro).

Există și excepții, de exemplu facturile simplificate sau perioadele în care sistemul nu funcționează, prevăzute în aceeași formă consolidată. Cum se aplică fiecare la o factură concretă stabilește contabilul, nu achizițiile. Rolul achizițiilor e să nu trimită spre plată o factură care nu apare în sistem fără să întrebe.

Ce clarifici cu furnizorii

La un furnizor nou sau la reînnoirea unui contract, câteva lucruri merită stabilite de la început:

• că facturile se transmit prin RO e-Factura, iar PDF-ul pe e-mail e doar o copie;
• ce număr de comandă sau ce cod de cost trebuie să apară pe factură;
• cui trimite furnizorul întrebările despre facturi și cui le trimiteți voi;
• cum se tratează livrările parțiale: o factură per livrare sau una la final.

Flux recomandat între achiziții și contabilitate

1. Comanda pleacă cu un număr de referință pe care furnizorul îl trece pe factură.
2. Recepția se confirmă pe aviz, cu eventualele diferențe notate.
3. Factura e preluată din RO e-Factura de contabilitate sau de program.
4. Achizițiile confirmă potrivirea factură, comandă și aviz.
5. Plata se face doar după confirmare.

Cu cât ai mai mulți furnizori, cu atât fluxul ăsta se repetă de mai multe ori pe lună. Gruparea achizițiilor de consumabile (papetărie, curățenie, igienă) reduce numărul de facturi de urmărit; am descris cum stabilești ce comanzi lunar în articolul despre necesarul de papetărie pentru birou, iar ce documente ceri pentru produsele de curățenie în articolul despre produsele de curățenie pentru firme. Pe SupplyOne, comenzile din categoria consumabile de birou și curățenie pot fi grupate, ca să ai mai puține facturi de potrivit.

Pe scurt

În relația dintre firme din România, factura furnizorului trebuie să treacă prin RO e-Factura, iar originalul e XML-ul cu sigiliul MF. Achizițiile pot verifica dacă factura există în sistem, dacă se potrivește cu comanda și avizul și pot semnala obiecțiile prin sistem. Tot ce ține de tratamentul fiscal confirmi cu contabilul.

Dacă vrei mai puține facturi de urmărit pentru consumabilele biroului, cere o ofertă.