Cerere de ofertă către furnizori: cum o scrii și cum compari ofertele primite

Orice achiziție a firmei, de la cateringul pentru un eveniment la papetăria lunară, începe cu o întrebare trimisă unor furnizori: cât costă și în ce condiții? Felul în care pui întrebarea decide cât de ușor vei putea compara răspunsurile. O cerere de ofertă vagă aduce oferte greu de pus una lângă alta; o cerere clară aduce oferte comparabile și o decizie rapidă.

Ghidul de mai jos arată cum scrii o cerere de ofertă către furnizori, ce pui într-un caiet de sarcini simplu pentru achizițiile firmei, cum compari ofertele și ce criterii de evaluare a furnizorilor merită folosite. Exemplele vin din două zone frecvente în firme: cateringul și aprovizionarea biroului.

De ce contează cum scrii cererea de ofertă

Când cererea e neclară, fiecare furnizor completează golurile după cum crede. Unul include transportul, altul nu. Unul ofertează la bucată, altul la bax. Unul pune servirea în preț, altul o trece separat. Rezultatul: trei oferte cu prețuri diferite pentru lucruri diferite, pe care nu le poți compara fără încă un rând de întrebări.

O cerere de ofertă bună:

• spune exact ce vrei să cumperi;
• separă ce e obligatoriu de ce e de dorit;
• cere același format de răspuns de la toți;
• stabilește un termen de răspuns și o persoană de contact.

Pasul 1: necesarul, înainte de cerere

Înainte să scrii furnizorilor, adună necesarul intern:

• Ce se cumpără: produse, servicii sau ambele.
• Cât: cantitate pentru o comandă sau consum estimat pe o perioadă.
• Unde și când: adresa de livrare, intervalul de recepție, data limită.
• Cine folosește: departamentul, numărul de persoane, eventualele cerințe speciale.
• Cine aprobă: persoana sau bugetul pe care se încadrează.

Pentru aprovizionarea biroului, cel mai sigur reper e istoricul: ce s-a cumpărat în ultimele luni, din ce categorii și cât de des. Pentru evenimente, reperul e programul: numărul de participanți, orele și locația.

Pasul 2: caietul de sarcini pentru achizițiile firmei

Caietul de sarcini nu trebuie să fie un document lung. Pentru o firmă privată poate fi o pagină care descrie ce trebuie livrat și în ce condiții. Structura recomandată:

1. Obiectul achiziției, într-o frază.
2. Specificații: produse cu caracteristici, servicii cu ce includ.
3. Cantități și unitatea de măsură.
4. Livrare: loc, interval orar, acces, cine descarcă.
5. Cerințe obligatorii: documente, autorizări, termene ferme.
6. Cerințe de dorit: lucruri care contează, dar nu elimină o ofertă.
7. Condiții comerciale: termen de plată, mod de facturare, condiții de modificare și anulare.

Separarea dintre obligatoriu și de dorit e cea mai utilă parte: îți permite să elimini rapid ofertele care nu corespund și să compari restul pe criterii reale.

Ce conține o cerere de ofertă bună

Mesajul către furnizori include:

• o scurtă prezentare a firmei și a contextului;
• caietul de sarcini (în corpul mesajului sau atașat);
• formatul în care vrei oferta, de preferință un tabel cu aceleași rânduri pentru toți;
• termenul până la care aștepți răspunsul;
• persoana de contact pentru întrebări;
• perioada de valabilitate a ofertei pe care o ceri.

Trimite aceeași cerere tuturor furnizorilor. Dacă un furnizor pune o întrebare care schimbă înțelegerea cererii, trimite răspunsul tuturor.

Exemplu: cerere de ofertă pentru catering

Pentru un eveniment corporate, cererea ar putea arăta așa:

• Obiect: catering pentru o conferință internă de o zi.
• Participanți: numărul confirmat, cu termenul până la care se poate ajusta.
• Program: ora fiecărei pauze de cafea și a prânzului.
• Locație: adresa, etajul, accesul pentru descărcare, ce mobilier există.
• Meniu: preferințe și numărul de porții speciale (vegetarian, fără gluten, alergii declarate).
• Cerințe obligatorii: documentul de înregistrare sau autorizare sanitar-veterinară pentru unitatea care pregătește mâncarea, emis prin DSVSA (ansvsa.ro); lista alergenilor pentru fiecare preparat, obligatorie pentru alimentele nepreambalate conform articolului 44 din Regulamentul (UE) nr. 1169/2011 (eur-lex.europa.eu).
• De ofertat separat: meniul, transportul, servirea, mobilierul și echipamentele închiriate.

Criteriile de detaliu pentru catering sunt în articolul despre cum alegi o firmă de catering corporate, iar partea de alergeni în ghidul despre alergeni în catering la evenimente corporate.

Exemplu: cerere de ofertă pentru aprovizionarea biroului

Pentru consumabile, curățenie, apă și cafea, cererea arată altfel:

• Obiect: aprovizionare lunară pentru un birou sau pentru mai multe locații.
• Lista de produse: categoriile și produsele uzuale, cu cantitatea estimată pe lună și unitatea de măsură (bucată, bax, pachet).
• Echivalențe: dacă accepți produse echivalente sau doar anumite specificații.
• Livrare: frecvența, adresele, intervalul de recepție.
• Produse ocazionale: cum procedează furnizorul cu cereri din afara listei.
• Facturare: per livrare sau lunar, termenul de plată. Pentru tranzacțiile dintre persoanele impozabile stabilite în România, facturarea electronică prin RO e-Factura este obligatorie (mfinante.gov.ro).

Cum compari ofertele furnizorilor

Cel mai simplu instrument e un tabel cu furnizorii pe coloane și aceleași rânduri pentru toți:

Rând de comparație	Ce verifici
Cerințe obligatorii	Sunt toate îndeplinite? Dacă nu, oferta iese din comparație.
Preț	Pe aceeași unitate de măsură și pentru aceeași cantitate.
Ce e inclus	Transport, servire, montaj, ambalare, echipamente.
Termene	Livrare, răspuns la cereri noi, modificări de comandă.
Plată și facturare	Termen de plată, frecvența facturilor, e-Factura.
Condiții de modificare și anulare	Până când și cu ce cost.
Valabilitatea ofertei	Până când rămâne valabil prețul.

Câteva reguli practice pentru a compara ofertele furnizorilor corect:

• Adu prețurile la aceeași bază. Preț pe persoană, pe bucată sau pe lună, cu aceleași incluse.
• Calculează costul total, nu doar prețul unitar. Transportul, taxele de servire sau minimul de comandă pot schimba clasamentul.
• Cere în scris ce lipsește. Dacă o ofertă nu spune dacă include transportul, întreabă, nu presupune.
• Notează ce rămâne în sarcina ta. O ofertă care nu include servirea sau descărcarea înseamnă muncă pentru echipa ta.

Criterii de evaluare a furnizorilor

Prețul e un criteriu, nu singurul. Criterii frecvente în evaluarea furnizorilor:

• conformitatea: documente, autorizări, respectarea cerințelor obligatorii;
• costul total pentru perioada sau evenimentul respectiv;
• acoperirea: câte categorii din necesar acoperă un singur furnizor;
• termenele: livrare, răspuns, flexibilitate la modificări;
• comunicarea: un punct de contact, confirmări în scris, vizibilitatea comenzilor;
• facturarea: claritate, frecvență, termen de plată.

Poți da fiecărui criteriu o pondere, în funcție de ce contează pentru achiziția respectivă. La un eveniment cu clienți, termenele și servirea pot cântări mai mult decât prețul. La consumabilele lunare, acoperirea și facturarea pot fi decisive.

Greșeli frecvente

• cerere trimisă diferit fiecărui furnizor;
• lipsa unui termen de răspuns;
• comparație doar după prețul unitar;
• cerințe obligatorii descoperite după ce ai ales furnizorul;
• oferte acceptate fără verificarea valabilității.

Cum te poate ajuta SupplyOne

Pe SupplyOne poți trimite într-o singură cerere produse și servicii din categorii diferite, de la consumabile la catering și evenimente corporate. Conform paginii cum funcționează, primești confirmare de preluare, o ofertă centralizată, aviz de livrare și o factură unică, cu răspuns la o cerere nouă în 24 de ore. Trimite-ne necesarul și ai un punct de comparație pentru ofertele tale.

Surse

• ANSVSA, înregistrarea unităților cu produse de origine animală și nonanimală: ansvsa.ro
• Regulamentul (UE) nr. 1169/2011 privind informarea consumatorilor: eur-lex.europa.eu
• Ministerul Finanțelor, facturarea electronică obligatorie între firme: mfinante.gov.ro