Centralizarea achizițiilor indirecte: procesul intern pas cu pas

Centralizarea achizițiilor sună ca un proiect mare, cu software scump și consultanți. Pentru majoritatea firmelor este, de fapt, o decizie de organizare: toate cererile pentru produse de uz intern trec pe același drum, sunt aprobate după aceleași reguli, primesc un cod de cost și ajung într-un raport pe care cineva chiar îl citește.

Acest articol se ocupă de procesul intern: cereri, aprobări, coduri de cost, recepție și raportare. Nu despre cum alegi furnizorul; acela este un pas separat, pe care îl poți face mai bine după ce procesul intern este pus la punct.

Ce sunt achizițiile indirecte

Achizițiile directe sunt cele care intră în produsul sau serviciul vândut: materii prime, componente, marfă. Achizițiile indirecte sunt tot restul, adică ce susține funcționarea firmei. Un articol al Oriana Software despre achiziții indirecte dă exemple ca: consumabile de birou, servicii IT, cheltuieli de călătorie, utilități, consultanță și echipamente administrative. La acestea se adaugă tot ce ține de bucătăria biroului: apă, cafea, gustări, produse de curățenie.

Problema achizițiilor indirecte nu este valoarea unei comenzi, ci numărul lor. Sunt multe, mici, repetitive și cerute de oameni din departamente diferite. Fără un proces comun, fiecare cumpără cum știe.

Semnele că procesul nu e centralizat

Dacă recunoști mai multe dintre situațiile de mai jos, merită să pui ordine:

• cererile vin pe e-mail, pe chat, pe hol și pe bilețele;
• nimeni nu știe exact ce s-a comandat luna trecută și pentru cine;
• aceleași produse se comandă de două ori, de departamente diferite;
• contabilitatea primește facturi pe care nu le poate aloca unui departament;
• aprobarea depinde de cine e în birou în ziua respectivă;
• bonurile plătite din buzunar și decontate ulterior sunt frecvente.

Fiecare dintre aceste situații costă timp, chiar dacă nu apare ca linie separată în buget.

Pasul 1: un singur canal pentru cereri

Primul pas este cel mai simplu și are cel mai mare efect: toate cererile intră pe un singur canal. Poate fi un formular intern, o adresă de e-mail dedicată sau un modul din programul pe care îl folosiți deja. Important este ca regula să fie una singură și să fie respectată.

O cerere bună conține:

• ce se cere, cu cantitate și, dacă e cazul, specificații;
• cine cere și pentru ce departament sau locație;
• când e nevoie de produs;
• de ce, într-o propoziție, pentru cererile care ies din lista obișnuită.

Pentru produsele care se consumă constant, cum sunt apa, cafeaua sau hârtia, cererea nu ar trebui să pornească de fiecare dată de la zero. O listă standard, cu cantități de bază revizuite lunar, transformă cererile repetitive în completări rapide.

Pasul 2: reguli de aprobare clare

Aprobarea nu înseamnă birocrație dacă regulile sunt simple și scrise. Câteva principii:

• Praguri de valoare. Cererile mici, din lista standard, pot fi aprobate de responsabilul administrativ; cele peste un anumit prag merg la manager sau la financiar. Pragurile le stabilește firma, după bugetul și structura ei. Programele de gestiune descriu exact acest tip de flux; de exemplu, Alfa Software dă ca exemplu comenzile peste o anumită valoare, care cer aprobarea unui responsabil înainte de a fi trimise furnizorului.
• Categorii. Unele produse, cum ar fi echipamentele IT sau mobilierul, pot avea un aprobator specific, indiferent de valoare.
• Înlocuitori. Fiecare aprobator are un înlocuitor pentru concedii, ca să nu se blocheze cererile.
• Termen de răspuns. O cerere neaprobată în termenul stabilit se escaladează, nu rămâne în așteptare.

Aprobarea trebuie să lase urme. Legea contabilității nr. 82/1991 prevede la articolul 6 alineatul (1) că orice operațiune economico-financiară se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind calitatea de document justificativ. Alineatul (2) adaugă că documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat. Un flux de aprobare scris face aceste responsabilități vizibile.

Pasul 3: coduri de cost pe fiecare cerere

Un cod de cost este o etichetă care spune cine consumă produsul: un departament, o locație, un proiect sau un centru de profit. Fără el, la final de lună vezi doar un total. Cu el, vezi cât consumă fiecare echipă și poți discuta concret despre bugete.

Cum le introduci fără efort mare:

1. Pornește de la structura pe care contabilitatea o folosește deja. Nu inventa coduri noi dacă există centre de cost în planul intern.
2. Fă codul obligatoriu în formularul de cerere. O cerere fără cod nu intră în flux.
3. Păstrează lista scurtă. Zece coduri folosite corect sunt mai utile decât cincizeci folosite la întâmplare.
4. Pentru produsele comune, cum sunt apa sau cafeaua din bucătărie, stabilește o cheie de repartizare simplă, de exemplu pe locație.

Pasul 4: comanda consolidată și calendarul

După aprobare, cererile nu pleacă fiecare separat. Ele se strâng într-o comandă consolidată, trimisă la date fixe. Câteva reguli:

• Calendar fix de comandă, de exemplu săptămânal sau bilunar, comunicat tuturor. Cine știe că lista se închide marți nu mai cere urgent joi.
• Excepții pentru urgențe reale, cu aprobare separată, ca să nu devină regula.
• Cantități de bază pentru consumabilele constante. Dacă știi cât se consumă pe lună, comanda devine o verificare, nu o negociere de fiecare dată.

Pentru produsele de bucătărie, calendarul trebuie să țină cont de perisabilitate și de depozitare. Detalii practice găsești în ghidurile noastre despre apa la birou și despre fructe și gustări la birou.

Pasul 5: recepția și documentele

Recepția închide bucla dintre ce s-a cerut și ce s-a primit. Desemnează cine recepționează, la ce oră și unde. La fiecare livrare:

• compară produsele cu comanda, nu doar numărul de colete;
• notează lipsurile și produsele deteriorate pe documentul de livrare;
• verifică termenele de valabilitate la alimente;
• transmite documentele către contabilitate pe același canal, de fiecare dată.

O factură care vine cu codurile de cost deja potrivite cu cererile scutește contabilitatea de ore de corespondență.

Pasul 6: raportarea lunară

Raportul nu trebuie să fie complicat. O pagină pe lună, cu câteva cifre, ajunge:

• totalul pe categorii de produse;
• totalul pe coduri de cost;
• cererile urgente și motivele lor;
• produsele comandate în afara listei standard;
• diferențele dintre comandă și recepție.

După trei luni ai tendințe. Vezi ce departament consumă peste medie, ce produse se cer urgent în mod repetat și unde lista standard trebuie ajustată.

Cine deține procesul

Centralizarea funcționează doar dacă are un proprietar. De obicei este office managerul, responsabilul administrativ sau, în firmele mai mari, departamentul de achiziții. Rolul lui nu este să aprobe tot, ci să țină procesul: canalul de cereri, lista standard, calendarul, recepția și raportul. Aprobatorii, contabilitatea și departamentele care cer au fiecare partea lor, scrisă într-o procedură scurtă.

Greșeli frecvente la centralizare

• Procedura prea lungă. Dacă formularul are douăzeci de câmpuri, oamenii îl ocolesc.
• Excepțiile devin regulă. Fiecare cerere „urgentă” aprobată pe hol slăbește procesul.
• Lipsa feedbackului. Cine cere trebuie să afle când vine produsul, altfel revine cu altă cerere.
• Raportul pe care nu-l citește nimeni. Stabilește de la început cine discută raportul lunar și ce decizii ia pe baza lui.

Când procesul intern merge, numărul de furnizori devine o întrebare separată. La SupplyOne, o singură solicitare poate cuprinde produse din categorii diferite, de la apă, cafea și alimente pentru birou la consumabile și produse de curățenie: o comandă, un contact, o factură, cu livrare în România. Dacă vrei să vezi cum s-ar potrivi comanda ta consolidată, scrie-ne.