Catering pentru petrecerea de firmă și team building: meniu, mobilier și logistică

Petrecerea de final de an, aniversarea firmei, ziua de team building la munte sau într-un parc: toate au în comun un lucru pe care participanții îl observă imediat, mâncarea. Pentru organizator, însă, cateringul pentru o petrecere de firmă e doar o parte din problemă. În jurul lui sunt locația, mesele, scaunele, frigiderele, transportul și ordinea în care ajung toate acestea.

Articolul de față îți arată cum planifici catering-ul pentru petrecerea de firmă și pentru team building, pas cu pas, cu accent pe logistica pe care o ofertă de meniu nu o acoperă de obicei. Dacă abia începi să compari furnizori, criteriile generale sunt în articolul despre cum alegi o firmă de catering corporate.

Petrecere de firmă sau team building: ce se schimbă la catering

Cele două evenimente seamănă, dar cer lucruri diferite:

• Petrecerea de firmă are loc de obicei seara, într-o sală sau un restaurant, cu accent pe socializare, muzică și, uneori, discursuri sau premieri. Mâncarea se servește ca bufet, finger food sau meniu la masă.
• Team buildingul se desfășoară adesea ziua, uneori în aer liber sau într-o locație fără bucătărie, cu activități care întrerup masa. Contează mai mult transportul, păstrarea la temperatură și flexibilitatea orelor.

Primul pas e să știi clar ce fel de eveniment organizezi, pentru că de aici decurg toate celelalte alegeri.

Pasul 1: locația decide aproape tot

Înainte să discuți meniul, află ce oferă locația. Întrebările care contează pentru catering:

• Are bucătărie sau spațiu de pregătire? Dacă nu, mâncarea vine gata preparată și trebuie păstrată la temperatură până la servire.
• Are mobilier? Câte mese și scaune, de ce tip, și dacă ajung pentru formatul ales.
• Are curent și apă la locul unde se servește? Echipamentele de încălzire, frigiderele și aparatele de cafea au nevoie de prize.
• Cum se face accesul pentru descărcare? Rampă, lift, distanța de la parcare până în sală, intervalul orar în care e permisă descărcarea.
• Lucrează doar cu cateringul propriu? Unele restaurante și săli nu acceptă furnizori externi sau percep o taxă pentru ei.

Răspunsurile îți spun ce trebuie adus din afară. Fă o listă și trece-o în cererea de ofertă.

Pasul 2: formatul de servire

Formatul trebuie să se potrivească cu felul în care se mișcă oamenii la eveniment:

• Finger food la eveniment: porții mici, care se mănâncă fără tacâmuri. Potrivit când oamenii stau mult în picioare, circulă și discută. Cere mai multe stații, nu una singură, ca să nu se formeze cozi.
• Bufet: oamenii se servesc singuri, de obicei cu farfurie și tacâmuri. Ai nevoie de locuri unde să se așeze, chiar dacă nu pentru toți deodată.
• Meniu servit la masă: fiecare participant are loc stabilit, iar mâncarea vine pe feluri. Cere cel mai mult mobilier și personal, dar e cel mai previzibil ca program.
• Formate mixte: finger food la sosire, apoi bufet cald, apoi desert. Frecvent la petrecerile de seară.

La team building, ține cont că activitățile pot întârzia. Un format care rezistă la o oră de decalaj (preparate reci, finger food, bufet cu reîncălzire) e mai sigur decât un meniu servit la oră fixă.

Pasul 3: meniul

Meniul se construiește din trei date: numărul confirmat de participanți, durata evenimentului și ora la care se servește. Câteva principii:

• Pornește de la numărul confirmat și întreabă furnizorul până când îl poți modifica.
• Variază preparatele: carne, pește, vegetarian, cel puțin o opțiune consistentă fără carne.
• Colectează restricțiile alimentare la înscriere (vegetarian, fără gluten, fără lactoză, alergii) și transmite-le furnizorului ca totaluri.
• Cere informațiile despre alergeni pentru fiecare preparat. Pentru alimentele nepreambalate livrate unităților de restaurație colectivă, articolul 44 din Regulamentul (UE) nr. 1169/2011 face obligatorie informarea despre substanțele care cauzează alergii sau intoleranțe (eur-lex.europa.eu).
• Gândește băuturile separat: apă, sucuri, cafea și, dacă e cazul, băuturi alcoolice, cu cine le asigură și cine le servește.

Pasul 4: mobilierul și închirierea de mese și scaune

Închirierea de mese și scaune pentru eveniment e de obicei partea care se rezolvă ultima și creează cele mai multe probleme. Stabilește din timp:

• tipul de mese: rotunde pentru cină la masă, înalte (de cocktail) pentru finger food, lungi pentru bufet și pentru stațiile de băuturi;
• numărul de scaune în funcție de format: la meniu servit, câte un loc pentru fiecare participant; la cocktail, doar o parte;
• fețele de masă și husele, dacă nu sunt incluse;
• ora la care se livrează și se montează, ca să fie gata înainte să vină cateringul;
• ora la care se ridică, mai ales dacă locația trebuie predată în aceeași seară.

Pasul 5: frigidere, echipamente și băuturi

La un eveniment fără bucătărie, frigiderele sunt la fel de importante ca mâncarea. Regulamentul (CE) nr. 852/2004 trece printre măsurile pe care operatorii din sectorul alimentar le adoptă „respectarea cerințelor de control al temperaturii aplicabile produselor alimentare” și „respectarea lanțului criogenic” (eur-lex.europa.eu). Practic, întreabă:

• unde stau preparatele reci până la servire și cine asigură frigiderele;
• cum se păstrează caldă mâncarea (vase încălzite, cuptoare, echipamente aduse de catering);
• unde se răcesc băuturile și cine le reumple;
• dacă e nevoie de un generator sau de prelungitoare, mai ales în aer liber.

Pasul 6: transportul și ordinea livrărilor

La un eveniment corporate pot veni în aceeași zi mai mulți furnizori: mobilier, catering, băuturi, echipamente, eventual sonorizare. Fără un program, se suprapun la descărcare.

Fă un orar simplu:

1. mobilierul și echipamentele (mese, scaune, frigidere);
2. băuturile, ca să aibă timp să se răcească;
3. cateringul, cât mai aproape de ora servirii;
4. ridicarea, în ordine inversă, după eveniment.

Transportul alimentelor se face cu mijloace potrivite: pe pagina ANSVSA dedicată înregistrării și autorizării există inclusiv modele de cereri pentru autorizarea mijloacelor de transport (ansvsa.ro). Întreabă furnizorul cu ce transportă și cât durează drumul până la locație.

Petrecerea de Crăciun a firmei: ce e diferit

Petrecerea de Crăciun a firmei cu catering are câteva particularități:

• Cerere mare în aceeași perioadă: locațiile, cateringurile și firmele de închiriere au mult de lucru în decembrie, deci rezervarea timpurie contează.
• Seara și frigul: transportul și descărcarea se fac pe întuneric și, uneori, pe vreme rea. Clarifică accesul și iluminatul la zona de descărcare.
• Meniul de sezon: mulți participanți așteaptă preparate tradiționale, dar și variante vegetariene sau mai ușoare.
• Program mai lung: petrecerile de final de an țin adesea până târziu, deci planifică reumplerea bufetului și a băuturilor, nu doar servirea inițială.

Lista de verificare pentru ziua evenimentului

• persoana de contact de la fiecare furnizor, cu număr de telefon;
• orarul livrărilor confirmat în scris;
• planul sălii, cu locul meselor, al bufetului și al frigiderelor;
• lista alergenilor afișată lângă preparate;
• variantele speciale marcate și puse separat;
• ora ridicării mobilierului și a echipamentelor;
• cine verifică la final că nu a rămas nimic din echipamentele închiriate.

Dacă evenimentul are și o parte de conferință sau de prezentări, organizarea pauzelor e descrisă în articolul despre coffee break la conferință.

Cum te poate ajuta SupplyOne

În categoria Catering și evenimente corporate, SupplyOne include catering prin restaurante, finger food și sandvișuri, transport de produse și echipamente, mese, scaune și frigidere de închiriat, precum și echipamente și locații pentru evenimente. Le poți trimite pe toate într-o singură cerere, cu un singur punct de contact. Spune-ne ce eveniment pregătești și revenim cu o ofertă.

Surse

• Regulamentul (UE) nr. 1169/2011 privind informarea consumatorilor cu privire la produsele alimentare: eur-lex.europa.eu
• Regulamentul (CE) nr. 852/2004 privind igiena produselor alimentare: eur-lex.europa.eu
• ANSVSA, înregistrarea și autorizarea unităților: ansvsa.ro